הכנת עד לבוררות: רענון זיכרון, מסמכים והגבול שאסור לעבור

מטרת ההכנה היא דיוק

עד עשוי להכיר היטב את העסק או את הפרויקט ועדיין להתקשות להסביר מה הוא יודע על המחלוקת. הכנה מסודרת עוזרת להבין את מבנה העדות, לאתר מסמכים ולברר את גבולות הזיכרון. היא אינה מיועדת להמציא עובדות או ללמד תשובות שאינן אמת. כללי האתיקה של עורכי הדין עוסקים, בין היתר, באיסור הטעיה, בתשלום לעדים ובמגע עם עדי הצד האחר. יש לבחון את הכללים החלים על כל שיחה. המלצות ההיערכות במדריך אינן היתר לעקוף את ההוראות או ליצור תיאום פסול.

ממפים ידיעה אישית

לפני שעוברים על מסמכים, בקשו מהעד לתאר במילותיו את תפקידו ואת האירועים שבהם היה נוכח. מה ראה או שמע בעצמו, ומה נמסר לו על ידי עובדים אחרים? מי ערך את החשבון, מי אישר שינוי ומי היה בפגישה? הבחנה זו חשובה במיוחד כשמנהל מתבקש להעיד על פעולה שביצע צוות שלם. כדאי לסמן מראש נושאים שאינם בתחום ידיעתו, כדי שלא ייגרר להשלמת פערים מתוך רצון לעזור. תשובה מדויקת יכולה להיות גם שאינו יודע או אינו זוכר, כאשר זו המציאות.

מסמך מזכיר אינו זיכרון מקורי

קריאת הודעה ישנה יכולה לרענן זיכרון, אך לפעמים היא רק מלמדת מה כתוב במסמך. חשוב להבחין בין שני המצבים. אם העד אינו זוכר את האירוע גם לאחר הקריאה, אין להפוך את תוכן ההודעה לזיכרון אישי חדש. בדקו מי כתב, מתי, למי ובאיזה הקשר; שמרו את רצף ההתכתבות ואת המקור. כאשר מסמך כולל תיקונים או כמה גרסאות, עברו על ההבדלים בגלוי. עד שיודע להסביר את מקור ידיעתו מסייע לבירור יותר מעד שמנסה להישמע בטוח בכל פרט.

תרגול שאלות אינו כתיבת תשובות

אפשר להסביר לעד איך מתנהלת חקירה ולתרגל הקשבה לשאלה, בקשת הבהרה ועיון במסמך לפני תשובה. אין צורך לבנות נוסח זהה שיש לחזור עליו בכל מצב. שאלות קשות מועילות כאשר הן חושפות חוסר בהירות או סתירה שצריך לבדוק, ולא כאשר הן מלמדות דרך להתחמק. בקשו תשובות ענייניות והימנעות מהשערות לגבי כוונת אדם אחר. אם נשאלת שאלה שיש בה הנחה שגויה, אפשר להצביע עליה ולהשיב לחלק שמובן. מטרת התרגול היא יכולת למסור אמת בצורה מסודרת גם תחת לחץ.

כמה עדים, כמה מקורות ידיעה

כאשר כמה עובדים מעידים על אותה התקשרות, יש פיתוי לכנס אותם כדי שיגיעו לגרסה אחידה. עדיף לברר את ידיעת כל אחד באופן שמונע זליגה של זיכרונות. הבדלים טבעיים בזווית הראייה אינם בהכרח בעיה שיש למחוק. אם מתגלה סתירה מהותית, חפשו מסמך או מקור עצמאי ובחנו את משמעותה, בלי לכפות תשובה משותפת. אל תעבירו לעד במהלך עדותו מסרים המכוונים את תשובותיו. הדבר חשוב במיוחד בדיון מרחוק, שבו צ'ט פרטי או אדם מחוץ למסך עלולים לפגוע באמון בהליך.

התחייבויות, תשלום וקשר עם אחרים

יש להבחין בין בירור זמינות, החזר הוצאה מותרת ושכר מומחה לבין תשלום פסול המותנה בתוצאה. אל תבטיחו לעד טובת הנאה כדי שיאמץ גרסה או יעיד בצורה מסוימת. אם האדם צפוי להעיד מטעם הצד האחר, יש לבדוק מראש את מגבלות הפנייה אליו, ובפרט כאשר מעורבים עורכי דין. אין להסיק שהעובדה שההליך פרטי מתירה כל סוג של קשר. גם עובד לשעבר או ספק קבוע עשויים להחזיק מידע של אחרים או להיות כפופים לחובות נוספות שצריך לכבד.

הכנה טכנית שמונעת בלבול

וודאו שהעד יודע היכן ומתי יתקיים הדיון, כיצד יזוהה, אילו מסמכים עליו להביא ואילו הוראות ניתנו לגבי עיון בחומר. אם נדרש תרגום או סיוע נגישות, העלו זאת מראש. הכינו עותקים זהים וממוספרים של המסמכים שיוצגו, כדי שלא יתבזבז זמן על חיפוש קובץ. בדיון מקוון בדקו קול, מצלמה וחיבור, וקבעו נוהל להפסקה במקרה של תקלה. הסבירו שהפסקה טכנית אינה הזדמנות לקבל הנחיות לגבי תוכן התשובה. שמרו על תנאים שמאפשרים לכל הצדדים לשמוע ולהגיב.

בדיקה של טיוטת תצהיר

כאשר העדות נמסרת גם בתצהיר, חשוב שהעד יקרא כל משפט ויבין אותו לפני חתימה. ניסוח משפטי מדויק אינו מצדיק ייחוס ידיעה שאינה שלו. עברו על תאריכים, סכומים ושמות, ובקשו ממנו להסביר במילותיו מה מקור כל פרט מהותי. אם הטיוטה כוללת מסקנות של אחרים, בדקו כיצד להציגן באופן נכון. אין להשאיר משפט שהעד אינו מבין רק מפני שהוא נשמע מועיל. הליך האימות והחתימה צריך להתבצע כדין, והכנת טיוטה או שיחת הכנה אינן מחליפות אותו.

אחרי העדות: מתעדים, לא משכתבים

אם לאחר הדיון מתברר שהעד טעה, יש לבדוק את דרך התיקון המתאימה ולתעד את ההסבר. אין לשנות מסמך שכבר הוגש או לייצר רישום מתוארך לאחור. לעיתים תיקון מצומצם ומפורש מועיל יותר מניסיון להגן על טעות שאינה ניתנת להסבר. השוו את העדות לפרוטוקול ולמסמכים לפני שמצטטים אותה בסיכומים. הפרידו בין מה שנאמר בפועל לבין פרשנות של המייצג. הכנה אחראית אינה מבטיחה תוצאה, אך היא מסייעת להעמיד בפני הבורר תשתית שניתן לבדוק, ומצמצמת נזק הנובע מחוסר היערכות ולא ממחלוקת אמיתית.

שאלות ותשובות